FAQ

Mit FP Sign können PDF-Dateien, unter anderem in dem Format PDF/A-1b und in verschiedenen PDF/A-3 Formaten, signiert werden. Damit ist die Lesbarkeit für einen Aufbewahrungszeitraum gesichert, der bis zu 110 Jahren betragen kann, und die Dokumente zeigen durch die Signatur eine nachträgliche Veränderung sofort an (Integrationsschutz). Mit FP Sign signierte Dokumente können dann revisionssicher und GoBD-konform archiviert werden und erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten.

Um ein Dokument über FP Sign mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten Signatur zu versehen, gibt es verschiedene Optionen:

a) Die qualifizierte elektronische Signatur (qeS)

Die qualifizierte elektronische Signatur ist das höchste und sicherste Signaturlevel in Europa. Verfügt der Anwender bereits über eine qualifizierte elektronische Signatureinheit kann die FP Sign Client App genutzt werden, die mithilfe des qualifizierten Schlüsselmaterials samt Zertifikat (dieses wird von einem Trustcenter als eSiegel oder persönliches Zertifikat ausgestellt) die Signatur erstellt. Mentana-Claimsoft steht Unternehmen bei der Beschaffung des qualifizierten elektronischen Signaturmaterials bei einem Trustcenter beratend zur Seite.

Verfügt der Anwender noch nicht über eine eigene qualifizierte elektronische Signatur, kann er sich an einen Intermediär wie Mentana-Claimsoft wenden und eine Vollmacht ausstellen. Dank dieser Vollmacht dürfen die Signaturexperten von Mentana-Claimsoft eine Intermediär-Unterschrift nach dem deutschen Signaturgesetz SigG im Namen des Anwenders erzeugen.

b) Die fortgeschrittene Signatur

Anwender, die noch nicht über ein fortgeschrittenes Signaturzertifikat verfügen, können dies bei Mentana-Claimsoft erwerben. Die fortgeschrittene Signatur sichert dem Absender und dem Empfänger die gleiche Integrität (Unveränderbarkeit) wie bei der qualifizierten elektronischen Signatur zu – jedoch auf einem niedrigeren Sicherheitsniveau, zum Beispiel durch eine einfache Passwortverifikation. Für einen Großteil an Dokumenten ist die fortgeschrittene Signatur in Deutschland rechtswirksam. 

Der Empfänger hat verschiedene Optionen.

a) Er kann die Signatur eines Dokuments ablehnen und dazu eine Begründung mitschicken.

b) Wenn zum Beispiel in einen Vertrag nachträgliche Änderungen eingefügt werden sollen, kann der Empfänger Korrekturen in dem zu signierenden Dokument einfügen und das neue PDF hochladen, signieren und an den Absender für eine erneute Signatur zurückschicken.

c) Über FP Sign können auch beschreibbare PDF-Dateien ausgetauscht werden, wie sie zum Beispiel als Fragebogen von Krankenkassen eingesetzt werden. Die vorausgefüllten Fragebögen können vom Empfänger im Dokument bearbeitet, signiert und an die Krankenkasse über FP Sign zurückgeschickt werden. 

FP Sign erfüllt die Anforderungen der eIDAS, die seit dem 1. Juli 2016 in Kraft ist, für die verwendeten PaDES Signaturen (ETSI TS 119 142-1 oder DIN EN 319 142-1:2016-08). eIDAS bietet Anwendern den großen Vorteil einer europaweit rechtlichen Absicherung. Konkrete Anwendungsfälle sind zum Beispiel grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen. FP Sign erfüllt außerdem die Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes SigG. 

Das Sicherheitsniveau und damit die Beweiswirkung und Rechtsgültigkeit eines Dokuments können Anwender selbst durch die Auswahl der Signaturart bestimmen. Um ein vor Gericht gültiges, lesbares, nicht manipulierbares Dokument vorlegen zu können, reicht in vielen Fällen eine fortgeschrittene Signatur, die über FP Sign zustande gekommen ist. Der Grund: FP Sign speichert das gesamte Aktivitätsprotokoll eines jeden Dokuments. In der Historie werden die Gültigkeit und damit die Unversehrtheit der Signatur bestätigt. 

Der Absender gibt vor, auf welchem Signaturniveau der Empfänger unterschreiben soll. Der Empfänger öffnet den ihm zugesandten Link zum Dokument und kann dieses mit einem Klick unterzeichnen. Um ein Dokument fortgeschritten zu signieren, muss der Empfänger weder bei FP Sign registriert sein noch eine Lizenz für FP Sign oder eine spezielle Software besitzen.   

Über FP Sign können Dokumente jederzeit und von unterschiedlichsten mobilen Endgeräten aus mit der fortgeschrittenen Signatur unterschrieben werden. 

FP Sign wurde in Deutschland von der Mentana-Claimsoft GmbH, einem Tochterunternehmen der Francotyp-Postalia Holding AG, entwickelt. Der international agierende börsennotierte FP-Konzern mit Hauptsitz in Berlin ist Experte für sicheres Mail-Business und sichere digitale Kommunikationsprozesse. Als Marktführer in Deutschland und Österreich bietet der FP-Konzern mit den Produktbereichen „Frankieren und Kuvertieren“, „Mail Services“ und „Software“ Produkte und Dienstleistungen zur effizienten Postverarbeitung, Konsolidierung von Geschäftspost und Digitale Lösungen für Unternehmen und Behörden. Der Konzern erzielte 2016 einen Umsatz von über200 Mio. Euro. Francotyp-Postalia ist in zehn Ländern mit eigenen Tochtergesellschaften und über ein eigenes Händlernetz in 40 weiteren Ländern vertreten. Aus seiner mehr als 95jährigen Unternehmensgeschichte heraus verfügt FP über eine einzigartige DNA in den Bereichen Aktorik, Sensorik, Kryptografie und Konnektivität. Bei Frankiersystemen hat FP einen weltweiten Marktanteil von mehr als zehn Prozent.

Die Identifikation des Empfängers kann sowohl über ein mobiles TAN-Verfahren als auch über ein Video-Ident-Verfahren erfolgen. In beiden Fällen müssen dem Absender E-Mail-Adresse und Mobilfunknummer bekannt sein. Im Fall des Video-Ident-Verfahrens benötigt der Empfänger einen gültigen Ausweis oder Reisepass. Auf diese Weise wird doppelt sichergestellt, dass es sich um den richtigen Empfänger handelt.  

Um Dokumente mit FP Sign elektronisch unterschreiben und austauschen zu können, muss der Absender ein FP Sign Konto haben. Dies kann im Rahmen einer Enterprise-Lösung bereits in bestehenden CRM- oder ERP-Programmen integriert sein. Alternativ können sich Anwender auch direkt über das Portal www.fp-sign.com anmelden und sich ein Konto zulegen.